RIVM logo, Rijksinstituut voor Volksgezondheid en Milieu. Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport

13. Registratie en herinneringsoproepen

13.1 RVP-Online
13.2 Vaccinatiekaarten
13.3 BSN-nummer op de vaccinatiekaart
13.4 Bijzondere situaties
13.5 Herinneringsoproepen

Als een baby bij de gemeente wordt aangegeven komen de gegevens in de Basis Registratie Personen (BRP) te staan. Deze gegevens komen ook in de landelijke database van het RIVM, Praeventis.
Ongeveer 4-6 weken na de geboorte van hun kind ontvangen de ouder(s) een uitnodigingsset, bestaande uit een vaccinatiebewijs, vaccinatiekaarten en een algemene brochure over het RVP. Voor evaluatie van het programma is het belangrijk dat alle vaccinaties geregistreerd worden in Praeventis. Het RIVM-DVP-regiokantoor heeft de taak de toegediende vaccinaties vast te leggen in Praeventis. Deze registratie vindt plaats met behulp van RVP-Online of op basis van de door de uitvoerende organisaties opgestuurde vaccinatiekaarten en in de nabije toekomst door elektronisch berichtenverkeer tussen JGZ-organisaties en het RIVM.

13.1 RVP-Online

Tijdens de vaccinatiezitting worden de vaccinatiegegevens direct met behulp van RVP-Online digitaal geregistreerd of geraadpleegd.

13.2 Vaccinatiekaarten

Voor iedere vaccinatie dient de bijbehorende vaccinatiekaart opgestuurd te worden. Indien de ouders geen eigen vaccinatiekaarten bij zich hebben, moet een zogenoemde blauwerandkaart ingevuld en opgestuurd worden. Het is belangrijk dat de kaart volledig ingevuld wordt, bij voorkeur ook met het BSN-nummer van het kind. (1) Op een blauwerandkaart kunnen meerdere vaccinaties vermeld worden. Let op: Indien vaccinnaam en chargenummer niet overeenkomen dan is het chargenummer bepalend.

13.3 BSN-nummer op de vaccinatiekaart

Op de vaccinatiekaart staat sinds kort niet alleen naam, adres en geboortedatum maar ook het BSN-nummer van het kind. Met deze complete identiteitsgegevens van een kind moet zorgvuldig worden omgegaan, zodat misbruik wordt voorkomen. Als u een vaccinatiekaart niet retour stuurt, let er dan op dat deze kaart goed wordt vernietigd, bijvoorbeeld door een papierversnipperaar.

13.4 Bijzondere situaties

Registratie van in het buitenland gegeven vaccinaties
Bij vestiging vanuit het buitenland vraagt het RIVM-DVP-regiokantoor de ouders van de kinderen om een kopie van het vaccinatiebewijs. Op basis van die gegevens krijgen ouders zo nodig vaccinatiekaarten toegestuurd met een vaccinatiebewijs, waarop de reeds gegeven vaccinaties vermeld staan, voor zover deze voor het RVP relevant zijn. Als ouders niet reageren op het verzoek van het RIVM-DVP-regiokantoor, ontvangen ze een oproepset met vaccinatiekaarten voor het hele RVP, passend bij de leeftijd van het kind. 

Vervroegde BMR-vaccinatie
Voor een BMR-vaccinatie die voor de leeftijd van 1 jaar wordt toegediend moet een blauwerandkaart worden gebruikt, zodat de BMR-kaart behouden blijft voor de BMR na de 1e verjaardag. 

Afzien van deelname RVP
Als ouders aan de JGZ-medewerker melden dat zij geheel of gedeeltelijk afzien van deelname aan het RVP (om medische of andere redenen), wordt dit doorgegeven aan het RIVM-DVP-regiokantoor. Afzien van deelname bij de JGZ betekent voor het RIVM afzien van oproepen voor het RVP. Het RIVM-DVP-regiokantoor zal een bevestigingsbrief voor ontvangst van het bericht van afzien van deelname (geheel of gedeeltelijk) sturen naar het BRP-(Basis Registratie Personen)adres van het betreffende kind. Vervolgens zal dit bericht van afzien van deelname in het elektronisch dossier Praeventis worden verwerkt.
De registratie blijft staan totdat ouders zelf aangeven dat zij weer geheel of gedeeltelijk wensen deel te nemen aan het RVP. Bij iedere nieuwe fase van het RVP ( zie paragraaf 1.2) zullen de ouders een brief krijgen van het RIVM waarin staat dat zij afgezien hebben van deelname en voor welke vaccinaties hun kind op die leeftijd wel in aanmerking zou kunnen komen. De ouder kan dan heroverwegen, maar hoeft niets te doen als het besluit onveranderd blijft. Bij een verzoek om uitstel van oproepen om medische redenen kan in Praeventis een einddatum aangegeven worden. Als bijvoorbeeld medicatie langdurig of levenslang gebruikt moet worden, kan het afzien van deelname tot de 19e verjaardag worden vermeld.

Hoe te handelen door de JGZ bij afzien van deelname met medische reden?

  • Langdurig afzien van deelname met medische reden: vaccinatiekaart niet opsturen. Doorgeven aan de medisch adviseur: de NAW gegevens en geboorte datum van het kind; de reden van afzien van deelname, om welke vaccinaties het gaat, de gegevens van de specialist en de verwachte duur van contra-indicatie voor vaccinatie.
  • Tijdelijk afzien van deelname met medische reden: vaccinatiekaart niet opsturen.

Verkeerd vaccin toegediend
Indien verkeerd vaccin is toegediend, moet de vaccinatiekaart wel opgestuurd worden met de vermelding dat de vaccinatie onterecht gegeven is. Een onjuiste toediening wordt door het RIVM-DVP-regiokantoor teruggekoppeld met een advies hoe er vervolgens gehandeld moet worden.

Toediening DKTP-HepB
Er zijn 2 situaties mogelijk:

  • Hib-component onterecht niet gegeven.
    • Vaccinatiekaarten: barcode doorstrepen en op de DKTP-Hib-HepB-vaccinatiekaart het hexavlagetiket met chargenummer plakken en er bij vermelden: ‘Hib niet opgelost, toediening Hib-vaccinatie zal alsnog gebeuren’. 
    • RVP-Online: Kies DKTP-HepB → Hexa ZONDER Hib en zet in het memoveld achter de hexavaccinatie: ‘Hib niet opgelost, toediening Hib-vaccinatie zal alsnog gebeuren’.
  • Hib-component terecht niet gegeven.
    • Vaccinatiekaarten: barcode doorstrepen en op de DKTP-Hib-HepB-vaccinatiekaart het hexavlagetiket met chargenummer plakken en er bij vermelden ‘Hib niet opgelost’.
    • RVP-Online: Kies: DKTP-HepB → Hexa ZONDER Hib

13.5 Herinneringsoproepen

Bij de herinneringsoproep voor vaccinaties zijn de gegevens zoals die in Praeventis staan bepalend.
Er worden 4 fasen onderscheiden waarin gevaccineerd wordt en waarvoor uitnodigingsbrieven en vaccinatiekaarten opgestuurd worden:

  1. Opbouw basisimmuniteit, normaliter in de eerste 14 levensmaanden.
  2. De revaccinatie in het jaar dat een kind 4 jaar wordt.
  3. De revaccinatie in het jaar dat een kind 9 jaar wordt.
  4. De HPV-serie voor meisjes in het jaar dat ze 13 jaar worden.

Termijnen voor herinneringsoproepen
Voor de vaccinaties ter opbouw van de basisimmuniteit wordt een rappeltermijn van 4 maanden gehanteerd. Uitzondering hierbij zijn de HepB-vaccinaties voor baby’s van moeders die hepatitis B-drager zijn. Dan is de herinneringstermijn:

  • 5 dagen voor HepB-0,
  • 14 dagen voor HepB1, HepB2, HepB3 en
  • 30 dagen voor HepB4.

Voor de 4-jarige-vaccinatie, de 9-jarige-vaccinatie en voor de HPV-vaccinaties is de herinneringstermijn ongeveer een half jaar.

Bij rappelering maakt het uit of iemand heeft aangegeven geheel of gedeeltelijk af te zien van deelname RVP. Hierbij zijn 2 situaties mogelijk:

  • Er is niet aangegeven ‘afzien van deelname aan het RVP’.
    Indien een vaccinatie niet geregistreerd staat in Praeventis en wel geïndiceerd is, gaat er eenmalig een rappelkaart naar de ouders. Daarnaast wordt bij de verzending van de vaccinatiekaart(en) in fase 2 en 3 nagegaan of er in de vorige fase nog vaccinaties ontbreken. Voor ontbrekende vaccinaties worden dan vaccinatiekaarten meegezonden. Daarna stoppen de herinneringsoproepen. Wel kan er op initiatief van ouder, professional of kind zelf tot de 19e verjaardag gevaccineerd worden.
  • Er is wel aangegeven‘afzien van deelname aan het RVP’.
    Indien een vaccinatie niet geregistreerd staat in Praeventis, wel geïndiceerd is, maar er is aangegeven af te zien van deelname aan het RVP (medisch of anders) gaat er geen rappelkaart naar de ouders.
    Indien de reden van het afzien van deelname aan het RVP niet medisch is maar anders, wordt in de volgende fase (in fase 2, 3 en 4) geen rappelkaart maar een brief aan de ouders gestuurd waarin staat dat zij afgezien hebben van deelname, maar dat zij zich desgewenst toch nog kunnen aanmelden voor deelname. De mening van de ouders kan veranderd zijn. De ontbrekende vaccinaties uit de vorige fase worden in de brief wel genoemd, maar er worden geen vaccinatiekaarten meegezonden. De ontbrekende vaccinaties kunnen op verzoek van de ouder alsnog gegeven worden. Indien er een medische reden is om af te zien van deelname aan het RVP worden er geen rappelkaarten in een volgende fase verstuurd. Als het afzien van deelname aan het RVP met medische reden niet bij het RIVM-DVP-regiokantoor bekend is en er dus niet in Praeventis geregistreerd staat dat er geen oproepen verzonden moeten worden, worden er gewoon rappelkaarten verstuurd.


Gerelateerde onderwerpen

Home / Documenten en publicaties / Richtlijnen / 13. Registratie en herinneringsoproepen

RIVM De zorg voor morgen begint vandaag
Menu